W przypadku podróży biznesowej lub gospodarczej może pojawić się pytanie, co rzeczywiście może zostać uznane za cel biznesowy lub gospodarczy.
W tym aspekcie Rozporządzenie nie zawiera reguł, jednak pojęcia te są regulowane innymi przepisami prawa.
Według punktu 10 § 3 ustawy nr CXVII z 1995 roku o osobistym podatku dochodowym (w dalszej części zwanej ustawą PIT) za podróż służbową w celach biznesowychuznaje się „podróż osoby fizycznej, która jest konieczna w celu wypełnienia obowiązków związanych z działalnością prowadzoną przez płatnika, mającą na celu uzyskanie przez osobę fizyczną dochodu - za wyjątkiem dojazdów do miejsca pracy, siedziby lub zakładu-, w szczególności włączając w to podróż związaną z delegacją lub wykonywaniem pracy u innego pracodawcy w ramach zajęcia odmiennego od określonego w umowie o pracę…”
Również w ustawie PIT znajdziemy określenie działalności gospodarczej, wedle której za działalność gospodarczą uznaje się prowadzenie działalności zarobkowej o charakterze trwałym i regularnym, jeżeli nakierowana jest na uzyskiwanie należności, lub skutkuje jej uzyskiwaniem, a jej prowadzenie odbywa się w sposób niezależny.
O działalności gospodarczej mówi nie tylko ustawa PIT, lecz również ustawa nr CXXVII z 2007 roku o ogólnym podatku od towarów i usług (w dalszej części zwana ustawą VAT), w której w ustępie (1), § 6 działalność gospodarcza określona jest w sposób zgodny z ustawą PIT. W ustępie (2), § 6 ustawy VAT z kolei do zakresu działalności gospodarczej należy w szczególności działalność przemysłowa, rolnicza i handlowa nakierowana na produkcję, obrót oraz inna działalność usługowa, włączając w to również działalności prowadzone w formie intelektualnych wolnych zawodów.
Biorąc powyższe określenia pojęć za podstawę podczas rozważania biznesowego lub gospodarczego charakteru podróży wskazane jest rozważanie tej kwestii według tego, czy podróż odbywa się w interesie uzyskania zysku lub dochodu z działalności przedsiębiorstwa gospodarczego lub innego biznesowego podmiotu prawa, lub jest z tym powiązana.
Celowe jest wykorzystanie opublikowanych urzędowo wzorów zaświadczeń
W przypadku biznesowego lub gospodarczego charakteru podróży Rozporządzenie nie zawiera szczegółowych reguł dotyczących szczegółów wystawiania zaświadczeń, natomiast w interesie realizacji podróży dla wykonywania pracy lub innych celów biznesowych i gospodarczych (np. negocjacje, udział w wystawie, zakup surowców, itp), warto aby podróżni jeszcze przed wyjazdem poprosili o wystawienie przez ich pracodawców lub tych spółek gospodarczych, podmiotów prawnych, w których interesie odbywa się podróż, zaświadczeń w formie dokumentów posiadających pełną moc dowodową (podpisanych firmowo). W interesie tego, aby dokument nadawał się do poświadczenia faktu biznesowego lub gospodarczego celu podróży, należy podać również konkretny powód (cel) wjazdu.
W przypadku podróży w celu biznesowym lub gospodarczym każdy podróżujący oraz spółka gospodarcza lub podmiot prawny powinni z dochowaniem należytej staranności zwracać uwagę na to, czy na podstawie powyższych przepisów charakter podróży rzeczywiście może być uważany za biznesowy i gospodarczy, a jeżeli tak, to szczególną uwagę należy zwrócić również na wymagane przez Rozporządzenie zaświadczenia. Aby to ułatwić, to w celu wystawiania zaświadczeń, zainteresowani mają możliwość POBRANIA Z TEGO LINKU urzędowych szablonów dokumentów, które będą wkrótce dostępne również na stronie internetowej police.hu.